Hilfebereich für Unternehmen

Sie haben Fragen zu den Funktionen oder der Bedienung im Unternehmensprofil? Hier sind alle Themen erklärt.

Rechnungsstellung

quartalsweise oder monatlich

Die Rechnung wird quartalsweise gestellt. Bei Wunsch kann diese Einstellung unter Rechnungen auch geändert werden und auf monatliche Rechnungsstellung abgeändert werden.

Rechnungsmail

Tragen Sie unter Rechnungen eine Rechnungsmail ein, dadurch werden alle Rechnungen direkt an ein Postfach gesendet. Ansonsten wird die Rechnung immer an alle Admins des Firmen Workspaces gesendet.

Rechnungsadresse

Wenn die Rechnungsadresse der Firma vom Sitz abweicht, kann durch die Einstellung der Rechnungsadresse unter Rechnungen die Anschrift für die Rechnung angepasst werden.

Falls eine andere Firma die Rechnung bezahlt kann hier auch der Firmenname geändert werden. Sollte es hier keine Änderungen geben wird der Hauptstandort als Rechnungsadresse benutzt.

Kostenübersicht

Bei Fragen und Unklarheiten zu den entstehenden Kosten beim Praktikumsjahr können Sie hier eine Übersicht finden. Dort sind alle Kostenpunkte erklärt.

Preise und Funktionen

Praktikantenstellen

Neue Stelle erstellen

Für jeden Arbeitsplatz, auf dem Sie einen/eine PraktikantIn einsetzen möchten, schalten Sie eine Praktikumsstelle. Diese können sie unter Praktikantenstellen verwaltet werden. Bei den Stellen wird davon ausgegangen, dass diese über das Jahr verteilt immer mit Praktikanten besetzt werden können. Zeiträume, in denen Sie keine Praktikanten aufnehmen können, können Sie unter Zeitblocker kenntlich machen.

Arbeitszeiten

Mit den festen Arbeitszeiten bestimmen Sie, wann der/die PraktikantInnen in der Firma anwesend sein muss. Daneben können Sie auch Gleitzeit aktivieren. Die Zeiträume der Praktika können von 4 bis 12 Wochen eingestellt werden. Die Dauer des Praktikums bei Ihnen in der Firma kann über Praktikantenstellen reguliert werden.

Berufsfelder

Zu jeder Praktikumsstelle wird mindestens ein Berufsfeld zugeordnet. Da einige Stellen mehr als ein Berufsfeld beinhalten, können mehrere Berufsfelder einer Stelle zugeordnet werden. Diese Einstellung können Sie unter Praktikantenstellen vornehmen. Um das Vermitteln zu erleichtern, fügen Sie am besten jedes Berufsfeld hinzu, dass mit der Stelle in Verbindung steht.

(Beispiel: Technischer Systemplaner (m/w/d) Fachrichtung Stahl- und Metallbau kann dem Berufsfeld Metall und Technisches Büro zugeordnet werden)

Vertragsvorlage

Zu jeder Praktikumsstelle wird eine Vertragsvorlage hinterlegt, die bei Annahme automatisch an den Praktikanten gesendet wird. Eine Vorlage dazu finden Sie unter Verträge (Vorlage). Unter Verträge (Vorlage) laden Sie die Vertragsvorlage hoch. Später können Sie den Vertrag unter Praktikumsstellen in der Stelle hinterlegen. Hinweise zu rechtlichen Grundlagen bei freiwilligen Praktika finden Sie hier.

Beschreibung des ersten Tages

In der Beschreibung des ersten Tages soll es darum gehen, dem Praktikanten alle wichtigen Informationen vorab zukommen zu lassen. Hier ist es wichtig Antworten auf alle W-Fragen einzubauen. Die Praktikanten sind für jede Information dankbar, die ihnen den Start im Unternehmen erleichtert. Ein Beispiel zur Orientierung ist im Menüpunkt Praktikantenstellen vorhanden.

Filterfunktionen

In jeder Stelle unter Praktikumsstellen können Mindestanforderungen festgehalten werden, sodass nur Bewerber an Sie vorgeschlagen werden, die diese erfüllen. So legen Sie fest, welchen Schulabschluss (Hauptschule - Realschule - FOS - Abitur) der Praktikant mindestens haben muss. Auf diese Art können Sie auch Noten in bestimmten Fächern als Mindestvoraussetzung festlegen. Bei Ja und Nein Fragen können Sie potenzielle Bewerber nach festen Qualifikationen fragen.

Aufgabenbeschreibung

In der Aufgabenbeschreibung werden alle Inhalte vom Praktikum erwähnt. Einsatzbereiche und Aufgaben, die der/die PraktikantInnen während des Praktikums durchläuft, werden hier unter Praktikantenstellen kurz aufgelistet, damit der/die PraktikantInnen sich darauf einstellen kann.

Bewerberverwaltung

Annehmen

Wenn Sie einen Bewerber unter Bewerber annehmen, wird automatisch der/die PraktikantIn informiert, dass er bei ihrer Praktikumsstelle angenommen wurde. Im Anhang der Benachrichtigung ist die Vertragsvorlage enthalten und die Bitte, diesen unterschrieben an Sie zurückzusenden. Der/die PraktikantIn sieht ab dann die Beschreibung des ersten Tages und die Aufgabenbeschreibung.

Engere Auswahl

Unter Bewerber können Sie mit dem Button “Engere Auswahl” dem/der PraktikantIn ihr Interesse signalisieren, sagen die Stelle jedoch nicht zu. An den/die PraktikantIn geht eine Benachrichtigung, dass er/sie sich bei Ihnen melden soll, um ein Vorstellungsgespräch zu vereinbaren. In der Benachrichtigung ist der Stellentitel, das Unternehmen und ihre Kontaktdaten enthalten. Sobald hier eine Entscheidung getroffen ist, können Sie den Praktikanten annehmen oder ablehnen.

Ablehnen

Wenn Sie den/die PraktikantIn aus Gründen nicht aufnehmen können, lehnen Sie bitten den Bewerber unter Bewerber so zeitnah wie möglich ab. Dadurch kann gleich nach einem weiteren Praktikum gesucht werden. Wenn der/die PraktikantIn vorher in der “Engeren Auswahl” stand bekommt er/sie eine Benachrichtigung darüber, dass das Praktikum nicht zustande kommt, wenn diese/dieser nicht in der “Engeren Auswahl” steht, bekommt er/sie keine Benachrichtigung.

E-Mail-Benachrichtigung

Praktikanten, die vorgeschlagen werden, sind im Menüpunkt Bewerber zu finden. Wenn ein/e InteressentIn für Sie vorgeschlagen wird, werden Sie per E-Mail informiert.

Firmeneinstellungen

Standorte

Jede Firma kann unter Standorte mehrere Standorte festlegen, diese können dann bei den Praktikumsstellen als Adresse hinterlegt werden. Zusätzlich kann festgelegt werden, welcher Standort der Hauptstandort ist.

Mitarbeiter

Zu jedem Firmenworkspace können Personen unter Mitarbeiter eingeladen werden. Bei Praktikumsstellen in Abteilungen können so die zuständigen Personen unter Praktikantenstellen hinterlegt werden. Die Rollen und Rechte der Mitarbeiter können ebenfalls unter Mitarbeiter eingestellt werden.

Account

Jeder Account muss sich über eine E-Mail-Adresse und einem eigenen Passwort registrieren.

Das Passwort sowie die E-Mail eines Accounts kann jederzeit unter Account geändert werden.

Ein Account kann mehreren Firmen zugeordnet sein. Der Wechsel zwischen den Firmenworkspaces geht oben rechts. Ein Benutzeraccount kann mehrere Firmen verwalten.

Johannes Feik Praktikumsjahr
Johannes Feik
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