UnternehmenBeitragsbild Onboarding wie sieht der perfekte Start im Unternehmen aus?

Onboarding wie sieht der perfekte Start im Unternehmen aus?

Der neue Arbeitsvertrag ist unterschrieben. Beide Parteien lehnen sich erstmal zurück, das Formale ist ja geklärt. Doch jetzt erst beginnt die Arbeit. Der neue Mitarbeiter muss so schnell wie möglich Teil der Mannschaft werden. Doch wie gehen Sie vor? Christopher Funk erzählt, wie der Start von neuen Mitarbeitern in seinem Unternehmen Xenagos gestaltet ist.

Warum ist Onboarding wichtig?

Das übliche Bewerbungsverfahren, in dem man über Hürden im Bewerbungsprozess herausfindet, wie gut der neue Mitarbeiter ist, ist veraltet. Neuerdings muss man möglichst schnell einen Mitarbeiter finden. Dabei sollte man nicht den besten Bewerber suchen, sondern seine Suche auf jemanden konzentrieren, der gut genug ist.

Häufige Fehler, die Funk in Onboarding-Prozessen entdeckt, sind das Ausreizen der Probezeit. Man muss die ersten Wochen eines Angestellten effektiv nutzen, um nach den ersten sechs Wochen eine Entscheidung treffen zu können.

Zu häufig wird diese Entscheidung erst nach sechs Monaten getroffen, wo eine Absage für beide Parteien zu kostspielig ist und der Mitarbeiter dann übernommen wird, obwohl es vielleicht gar nicht passt. Funk hat die Erfahrung gemacht, dass Bewerber über eine schnelle Entscheidung dankbar sind und für beide so keine Zeit “verloren” geht.

Die Formulierung eines 45-Tage Ziels, indem festgehalten wird, was der Mitarbeiter getan, gelernt und erreicht haben soll, erleichtert die Beurteilung nach dem Onboarding. Basierend darauf kann über Verbleib und Abschied des Mitarbeiters entschieden werden.

Den Firmen sollte klar sein, dass der Onboarding-Prozess viel Geld und Energie kostet. Der Aufwand spiegelt sich jedoch in steigenden Bewerberzahlen und Umsatz wieder.

Kununu und Co.

Die Arbeitgeber dürfen Bewertungsportale wie kununu.com nicht verurteilen, sondern müssen in ihnen eine große Chance sehen. Um Bewerberzahlen zu steigern, ist der erste Tipp von Funk, sein Kununu-Ranking zu verbessern. 80% der Bewerber schauen sich vor ihrer Bewerbung die Bewertung des Unternehmens auf kununu an.

Dafür sollten Mitarbeiter und auch Bewerber dazu aufgefordert werden, eine Bewertung auf der Plattform zu hinterlassen. Studien belegen, dass Verbesserungen in Recruiting und Onboarding Umsatzsteigerung und Verbesserung der Gewinnspanne garantieren.

Onboarding, dafür ist nicht nur die Personalabteilung zuständig

Funk warnt davor, das Onboarding auf die Personalabteilung abzuwälzen und zu versuchen Mitarbeiter mit einem standardisierten Programm in Teams zu integrieren. Vor Vertragsunterschrift ist es wichtig, dass der Bewerber die Firma kennenlernt.

Das Onboarding beginnt bei der Unterschrift auf dem Vertrag. Funk appelliert: “Nicht nur Energie in Recruiting, sondern auch in die Zeit danach investieren.” Wichtig ist es, dass die Mitarbeiter nicht nur angeworben werden, sondern dem Unternehmen auch langfristig erhalten bleiben.

Nach Vertragsunterschrift kann man dem Bewerber durch freundliche und aufmerksame Gesten die “Kaufreue” nehmen. So wird die Entscheidung mit einem positiven Gefühl verknüpft. Regelmäßige Rücksprachen bei längeren Bewerbungszeiten verhindern eine Umentscheiden des Bewerbers und zeigen Wertschätzung.

Bevor der erste Arbeitstag beginnt, sollte der neue Mitarbeiter zum Beispiel “ungeschriebene Gesetze” einer Firma kennenlernen, um einen leichteren Einstieg möglich zu machen. Die Klärung der gegenseitigen Erwartungen von Mitarbeiter und Vorgesetzten verhindert spätere Missverständnisse. Das zukünftige Arbeitsumfeld muss über den neuen Bewerber informiert werden, sodass sich die Kollegen auf ihn einstellen können.

Diese Etappen muss ein neuer Mitarbeiter im Onboarding durchlaufen

  1. Der neue Mitarbeiter muss möglichst schnell in das Team eingebunden werden.

  2. Eine rasche Einarbeitung führt dazu, dass dem Mitarbeiter schon zu beginn klar ist, welchen Tätigkeiten er nachgeht, sodass eine Entscheidung über Verbleib oder Abschied schneller getroffen werden kann.

  3. Jeder neue Mitarbeiter braucht Training für seine Tätigkeiten. Dafür muss ein individueller Trainingsplan erstellt werden, der sich an Erfahrung, Wissen, Können, Stärken und Schwächen orientiert.

  4. Ein fester Ansprechpartner (Mentor), der in Rat und Tat zur Seite steht, erleichtert den Einstieg. Wichtig ist dabei, dass diese Rolle nicht vom Chef besetzt wird.

  5. Der frühe Kontakt mit Kunden gibt gute Einblicke und beantwortet oft Sinnfragen hinter den Tätigkeiten.

Notwendige Vorbereitungen für den Start

Vor dem ersten Arbeitstag muss sich das Unternehmen vorbereiten. Der Arbeitsplatz muss fertig und vollständig sein. Ein Willkommenspaket mit einer Liste von Mitarbeitern und Fotos oder einer Xing-Verlinkung lassen die vielen neuen Gesichter vertrauter wirken. Eine Checkliste schafft eine Übersicht über die notwendigen Vorbereitungen.

Der erste Tag ist der wichtigste. (You never get a second chance for your first impression) Keiner kann sich daran erinnern, was er an seinem ersten Tag gemacht hat, aber man erinnert sich daran, ob man sich direkt aufgenommen oder total überfordert gefühlt hat.

Um positive Emotionen hervorzurufen, sollten alle Kollegen auf den neuen Mitarbeiter vorbereitet sein und ihn direkt einbinden. Ein Gespräch mit dem Chef, indem er die Firmenphilosophie vermittelt und zum Beispiel die Gründungsgeschichte des Unternehmens erläutert, zeigt dem Mitarbeiter Wertschätzung und gleichzeitig ein Ziel auf.

Am ersten Tag müssen Aufgaben, die eng mit seinem Job zu tun haben, erledigt werden. So ist von Anfang an klar, welche Aufgaben auf ihn zu kommen. Auf die Frage zu Hause: “Schatz, wie war dein Tag?” muss der Mitarbeiter mit positiven Gefühlen antworten können.

45-Tage Plan

Im Laufe der ersten Woche ist es wichtig, dass der Mitarbeiter Freunde findet, die Produkte bzw. den Service kennenlernt, mit den verwendeten Techniken vertraut wird und die wichtigen Schnittstellen bekannt sind. Tägliche Feedbackgespräche sind für den Anfang aufwändig, aber notwendig, um den Mitarbeiter optimal zu fördern.

Nach der ersten Woche kann gemeinsam ein Entwicklungsplan erstellt werden, der Etappenziele und ein Ziel für die 45-Tage-Grenze enthält. In diesem Gespräch zeigt sich schon, ob der neue Mitarbeiter sich des vorgegebenen Tempos annehmen möchte oder er überfordert wirkt.

Der letzte Tipp von Funk: “Wenn Du entdeckst, dass du ein totes Pferd reitest, steig ab.” Damit ist die Entscheidungsschwierigkeit nach 45 Tagen gemeint. Er rät, dass man sich im Zweifel lieber gegen den Bewerber entscheiden soll.

Zum Abschluss ist jedoch nochmal fest zu halten, dass das beste Onboarding nicht funktioniert, wenn die Führungskräfte nicht hinreichend geschult sind: “There are no bad teams, only bad leaders.”

Dieser Beitrag basiert auf einem Vortrag von Christopher Funk und wurde als Blogpost zusammengefasst.

Über die Autoren
Autor Christopher Funk

Christopher Funk

Mit seiner Firma Xenagos ist er zum „Headhunter of the Year“ und als Top-Arbeitgeber im Mittelstand (Focus Business) unter 1.500 Unternehmen ausgezeichnet worden.

Autor Jan Herold Müller

Jan Herold Müller

Als Intern Manager kennt Jan die junge Zielgruppe und befindet sich im ständigen Austausch mit Unternehmen. Sie haben Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie ihm eine E-Mail oder klingeln Sie kurz durch.

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